Vad kostar manuella betalningsprocesser för redovisningsbyråer?

Manuella betalningsprocesser kostar redovisningsbyråer mer än själva tiden det tar att lägga upp en betalning. Fakturor ska kontrolleras, betalningar förberedas och signeras, underlag hanteras, transaktioner bokföras och eventuella avvikelser följas upp.

För en byrå som hanterar betalningar åt många kunder blir några minuters manuellt arbete per betalning snabbt många arbetstimmar varje månad.

Den faktiska kostnaden kan förenklat räknas ut så här:

Antal betalningar × manuell tid per betalning × kostnad per arbetstimme = administrativ kostnad

Till detta kommer kostnaden för avvikelser, kompletteringar, kundkontakt och andra moment som uppstår runt själva betalningen.

Hur mycket kan manuella betalningar kosta en redovisningsbyrå?

Det beror framför allt på tre saker:

• Hur många betalningar byrån hanterar
• Hur många manuella moment varje betalning kräver
• Kostnaden för tiden som läggs på arbetet

Ta en redovisningsbyrå som hanterar totalt 2 000 leverantörsbetalningar per månad.

Om processen i genomsnitt kräver tre minuters manuellt arbete per betalning motsvarar det:

2 000 × 3 minuter = 100 arbetstimmar per månad

Med en intern personalkostnad på exempelvis 500 kronor per timme blir den administrativa kostnaden:

100 timmar × 500 kronor = 50 000 kronor per månad

På ett år motsvarar det 600 000 kronor.

Det här är ett räkneexempel, inte ett branschgenomsnitt. Poängen är att relativt små manuella moment kan få stor ekonomisk betydelse när de upprepas över tusentals betalningar.

Var uppstår det manuella arbetet?

Det är lätt att tänka på betalningen som ett enskilt moment i internetbanken. För en redovisningsbyrå består processen ofta av betydligt fler steg.

1. Kontroll av leverantörsfakturan

Innan en betalning kan göras behöver fakturan vara registrerad och rätt information finnas på plats. Betalningsuppgifter, belopp, valuta, förfallodatum och mottagare behöver vara korrekta.

Om information saknas behöver någon komplettera den eller kontakta kunden.

2. Förberedelse av betalningen

Betalningen ska därefter föras över till rätt bank eller betalningssystem.

Beroende på hur kunden arbetar kan det innebära betalningsfiler, manuell registrering i internetbanken eller arbete i flera olika system.

För en byrå med många kunder innebär det dessutom att olika kunder kan använda olika banker och processer.

3. Signering och uppföljning

Betalningen behöver ofta signeras av kunden eller en behörig person.

Om en betalning inte blir signerad i tid behöver byrån upptäcka det, följa upp med kunden och säkerställa att betalningen fortfarande genomförs innan förfallodatum.

4. Bokföring och avstämning

När betalningen är genomförd ska den också registreras korrekt i bokföringen.

Banktransaktionen behöver matchas mot fakturan, rätt konto ska användas och eventuella underlag behöver finnas tillgängliga.

Vid internationella betalningar kan processen bli ännu mer omfattande eftersom även valutaväxlingar och valutadifferenser kan behöva hanteras.

5. Hantering av avvikelser

Det är ofta undantagen som tar mest tid.

En betalning kan sakna rätt referens, mottagaruppgifterna kan vara felaktiga, beloppet kan avvika eller betalningen kan behöva utredas. Varje sådan avvikelse skapar ytterligare manuellt arbete utöver den normala processen.

Kostnaden handlar inte bara om arbetstid

Den mest uppenbara kostnaden är tiden som redovisningskonsulter lägger på administration. Men manuella betalningsprocesser påverkar byrån även på andra sätt.

Mindre tid för rådgivning

Tid som läggs på att flytta information mellan system, kontrollera betalningar och följa upp signeringar är tid som inte kan läggas på exempelvis rådgivning, analys eller andra tjänster med högre kundvärde.

Svårare att skala verksamheten

Om varje ny kund innebär ytterligare manuella betalningsmoment växer arbetsbelastningen nästan i takt med kundstocken.

Det innebär att fler kunder till slut kräver fler arbetstimmar eller fler medarbetare. Genom att automatisera återkommande moment kan en större del av kundtillväxten hanteras utan att administrationen behöver öka i samma takt.

Fler överlämningar mellan system

Varje gång information behöver flyttas manuellt mellan affärssystem, betalningsplattform, bank och bokföring uppstår ett nytt arbetsmoment. Det skapar också fler tillfällen där information kan behöva kontrolleras eller korrigeras.

Så räknar ni på kostnaden i er egen byrå

Det behövs ingen avancerad analys för att få en första bild av kostnaden. Börja med att välja en normal månad och kartlägg betalningsprocessen för några representativa kunder.

Steg 1: Räkna antalet betalningar

Ta reda på hur många leverantörsbetalningar ni hanterar varje månad.

Om processerna skiljer sig mycket mellan svenska och internationella betalningar kan det vara bra att dela upp dem.

Steg 2: Mät den manuella tiden

Mät hur mycket aktiv arbetstid som krävs från att en betalning behöver hanteras tills den är genomförd och bokförd.

Räkna med hela processen, inte bara tiden i banken.

• Kontroll av betalningsuppgifter
• Förberedelse av betalning
• Hantering av betalningsfil
• Signeringsuppföljning
• Bokföring
• Avstämning
• Dokumenthantering

Steg 3: Lägg till avvikelser

Titta sedan på hur mycket tid som går till betalningar som inte följer normalflödet.

Det kan exempelvis vara:

• Saknade betalningsuppgifter
• Osignerade betalningar
• Felaktiga referenser
• Ändrade betalningsdatum
• Betalningar som behöver spåras
• Valutadifferenser
• Frågor från kunder

Steg 4: Sätt ett värde på tiden

Multiplicera arbetstiden med den interna timkostnaden.

Ni får då ett uppskattat värde på vad betalningsadministrationen faktiskt kostar byrån varje månad. Det gör det också enklare att bedöma vilka automatiseringar som ger störst effekt.

Exempel: när några minuter blir hundratals timmar

Anta att tre redovisningsbyråer har olika stora betalningsvolymer men samma genomsnittliga manuella hanteringstid på tre minuter per betalning.

Tabellen visar varför automatisering blir allt viktigare när en byrå växer.

Att spara en minut på ett enskilt moment kanske inte känns avgörande. På 5 000 betalningar innebär samma minut däremot drygt 83 arbetstimmar varje månad.

Vilka delar av betalningsprocessen kan automatiseras?

Målet behöver inte vara att automatisera bort hela processen. Däremot går många repetitiva moment att minska eller ta bort.

Hämta fakturainformation

När betalningslösningen är integrerad med affärssystemet kan information från leverantörsfakturan användas direkt istället för att registreras på nytt.

Förbereda betalningar

Belopp, mottagare, valuta och referenser kan hämtas från fakturan och användas som underlag för betalningen. Det minskar behovet av att flytta samma information mellan flera system.

Bokföra genomförda transaktioner

När betalning och bokföring är sammankopplade kan transaktionsinformation och underlag föras tillbaka till affärssystemet automatiskt. Det minskar arbetet med att manuellt matcha betalningar mot fakturor och skapa underlag efter genomförd betalning.

Hantera internationella betalningar

För kunder som handlar internationellt tillkommer ofta ytterligare moment kring valuta och utlandsbetalningar. Genom att samla faktura, betalning, valutaväxling och bokföring i ett sammanhängande flöde går det att minska antalet manuella steg även här.

Vad innebär det för redovisningsbyråns skalbarhet?

Automatisering handlar inte bara om att spara några minuter på varje betalning.

För en redovisningsbyrå är den större frågan hur många kunder varje medarbetare kan hantera utan att kvaliteten eller servicen försämras.

Om betalningsadministrationen ökar linjärt med varje ny kund uppstår förr eller senare en kapacitetsgräns.

När återkommande administrativa moment istället automatiseras kan medarbetarna lägga mer tid på sådant som kräver deras kompetens – exempelvis rådgivning, analys och kundrelationer. Det gör det möjligt att växa utan att varje ökning i transaktionsvolym behöver innebära motsvarande ökning i manuellt arbete.

Så kan Lesslie minska det manuella arbetet

Lesslie PAY är byggt för att koppla samman leverantörsfakturor, betalningar och bokföring.

Lesslie är integrerat med affärssystem som Fortnox, Spiris och Microsoft Business Central. Det gör att leverantörsfakturor kan hämtas från affärssystemet och hanteras vidare i betalningsflödet utan att samma information behöver registreras på nytt.

Efter genomförda betalningar kan Lesslie automatisera delar av bokföringsprocessen och skapa relevanta verifikationer och bankunderlag.

För kunder med internationella leverantörer kan även valutaväxling och utlandsbetalning hanteras i samma flöde.

För redovisningsbyråer innebär det framför allt färre manuella moment per kund och ett mer enhetligt sätt att hantera betalningar.

Lesslie har även ett partnerprogram för redovisningsbyråer som vill använda lösningen tillsammans med sina kunder.

Bör ni automatisera era betalningsprocesser?

Det enklaste sättet att avgöra det är att titta på hur processen ser ut idag.

Börja med fyra frågor:

1. Hur många betalningar hanterar vi varje månad?
2. Hur många minuter manuellt arbete kräver varje betalning?
3. Vilka moment upprepas på samma sätt varje gång?
4. Hur mycket tid går till avvikelser och uppföljning?

Om betalningshanteringen tar en betydande del av teamets tid finns det sannolikt moment som kan automatiseras.

Det viktigaste är inte att automatisera för automatiseringens skull. Det är att minska arbete som inte behöver göras manuellt, så att redovisningskonsulterna kan lägga sin tid där den skapar större värde.

Vanliga frågor om manuella betalningsprocesser

Vad kostar det att hantera en leverantörsbetalning manuellt?

Det beror på hur lång tid processen tar och personalkostnaden för den som utför arbetet. Ett enkelt sätt att räkna är att multiplicera antalet minuter per betalning med timkostnaden och därefter multiplicera resultatet med antalet betalningar.

Glöm inte att inkludera tiden för kontroll, uppföljning, bokföring och avvikelser – inte bara själva registreringen av betalningen.

Hur räknar man ut kostnaden för manuella betalningar?

Använd formeln:

Antal betalningar × minuter per betalning ÷ 60 × kostnad per arbetstimme

Om ni exempelvis hanterar 2 000 betalningar i månaden, lägger tre minuter på varje betalning och har en intern kostnad på 500 kronor i timmen blir kostnaden cirka 50 000 kronor per månad.

Vilka delar av leverantörsbetalningar kan automatiseras?

Beroende på system och arbetssätt kan bland annat hämtning av fakturainformation, förberedelse av betalningar, överföring av transaktionsinformation och delar av bokföringen automatiseras.

Kan redovisningsbyråer automatisera betalningar från Fortnox?

Ja. Genom att använda en betaltjänst med integration mot Fortnox kan information från leverantörsfakturor användas genom betalningsflödet utan att samma uppgifter behöver registreras manuellt i flera olika system.

Lesslie PAY har integration mot Fortnox och kan koppla samman leverantörsfakturan med betalning och efterföljande bokföring.

Hur minskar automatiserade betalningar redovisningsbyråns kostnader?

Den direkta besparingen kommer från minskad administrativ arbetstid. På längre sikt kan automatisering dessutom göra det möjligt för en byrå att hantera fler kunder och fler transaktioner utan att det manuella arbetet behöver växa i samma takt.