Manuella leverantörsbetalningar kostar sällan bara den tid det tar att logga in på banken. Den verkliga kostnaden byggs upp av dubbelregistrering, kontroller, attest, uppföljning, avstämning och felhantering – och den växer snabbt när betalningsvolymen ökar.
Kort svar: Manuella betalningsprocesser påverkar både administrativa kostnader och kassaflödeskontroll. Ju fler fakturor och betalningar ett företag hanterar, desto större blir värdet av att automatisera flödet från faktura till betalning och bokföring.
Den direkta kostnaden är arbetstiden som går åt till att registrera betalningar, kontrollera uppgifter och hantera avvikelser. Men det finns också indirekta kostnader: förseningar, sämre överblick och mer tid som binds upp i administrativa processer.
För ekonomiavdelningen innebär det ofta att kvalificerad tid används till repetitiva moment istället för analys, prognos och uppföljning.
När betalningsflödet är manuellt blir det svårare att få en samlad bild av vad som ska betalas, när pengarna lämnar kontot och vilken valuta som behöver köpas. Det kan göra likviditetsplaneringen mindre träffsäker.
Automatisering kan ge bättre framförhållning genom att koppla leverantörsfakturor till planerade betalningsdatum och tydligare visa kommande utflöden.
För företag med internationella leverantörer tillkommer ytterligare moment: valuta, olika betalningsformat och ibland fler banker eller betalningsleverantörer. Om dessa delar hanteras separat ökar både administrationen och risken för att betalningen inte följer samma process som bokföringen.
Ett sammanhängande flöde där faktura, valuta, betalning och bokföring kopplas ihop gör det lättare att förstå den faktiska kostnaden för varje betalning.
Ett enkelt sätt är att uppskatta hur många minuter som läggs på varje faktura före och efter betalningen och multiplicera det med antalet betalningar per månad. Lägg därefter till tiden för felhantering och avstämning.
För företag med valuta bör även växlingskostnader och eventuella bankavgifter räknas in. Då blir det lättare att jämföra dagens process med en mer automatiserad lösning.
När leverantörsfakturor hämtas direkt från ekonomisystemet och betalningen genomförs utan dubbelregistrering minskar både arbetstid och felrisk. Om informationen dessutom förs tillbaka automatiskt efter betalningen försvinner ytterligare manuella steg.
Lesslie är byggt för att koppla samman just dessa delar: leverantörsfaktura, eventuell valutaväxling, betalning och bokföring.
De kan göra det svårare att få en aktuell bild av kommande utbetalningar och likviditetsbehov, särskilt när betalningar och fakturor hanteras i separata system.
Arbetstid för registrering, kontroll, avstämning och felhantering glöms ofta bort när man bara jämför bank- eller transaktionsavgifter.
Ja. Genom att minska dubbelregistrering och automatisera bokföring och avstämning kan den administrativa kostnaden per betalning minska.
Lesslie hjälper företag att koppla ihop fakturor, betalningar, valuta och bokföring i ett mer automatiserat flöde.
Kom igång med Lesslie