Att digitalisera leverantörsbetalningar handlar om mer än att ersätta en bankfil med en annan knapp. Den stora effekten kommer när faktura, attest, betalning, bokföring och avstämning hänger ihop utan att ekonomiavdelningen behöver flytta information manuellt mellan systemen.
Kort svar: Den bästa betalningsautomationen minskar dubbelregistrering före betalningen och manuellt efterarbete efteråt. För internationella leverantörsbetalningar bör även valutaväxling vara en del av samma flöde.
När en faktura först registreras i ekonomisystemet och sedan registreras igen hos banken eller i en separat betaltjänst skapas både merarbete och fler felkällor. Samma problem uppstår efter betalningen om underlag, avgifter eller valutakursdifferenser behöver hanteras manuellt.
Den verkliga kostnaden är därför inte bara bankens transaktionsavgift. Den inkluderar också tiden ekonomiavdelningen lägger på registrering, kontroll, uppföljning och avstämning.
För företag med internationell handel blir processen ytterligare ett steg mer komplex eftersom fakturan ofta behöver kopplas till en valutaväxling. Om FX hanteras i ett system, betalningen i ett annat och bokföringen i ett tredje ökar administrationen snabbt.
Med Lesslie kan leverantörsfaktura, betalning och valutaväxling hanteras i samma arbetsflöde och informationen därefter föras tillbaka till bokföringen.
Kontrollera om fakturorna kan hämtas direkt från det system ni redan använder. Ju fler manuella steg som finns kvar, desto mindre blir nyttan av automatiseringen.
En bra lösning bör hantera både det som sker före och efter betalningen: attest, signering, bokföring och avstämning.
Om företaget betalar internationella leverantörer bör valutaväxlingen kunna kopplas direkt till fakturan och betalningen.
Genom att koppla ekonomisystemet till en betalningsplattform som kan återanvända fakturadata, hantera attest och betalning samt skriva tillbaka resultatet till bokföringen.
Ja. Med rätt integration kan betalningsinformation, avgifter och andra relevanta underlag föras tillbaka automatiskt till ekonomisystemet.
Se hur Lesslie kopplar ihop fakturor, betalningar, valuta och bokföring.
Kom igång med Lesslie